Travel and Expense

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Optimieren Sie Ihre Reise-und Kosten-Management-Prozesse

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Mit Basware Travel and Expense Management behalten Sie die Übersicht über Reisekosten und Spesen in Ihrem Unternehmen: Kontrollieren Sie Kosten noch bevor sie entstehen, beschleunigen Sie den Erstattungsprozess, erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, und gewährleisten Sie Compliance durch schnelle Anwendereinbindung.

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Schaffen Sie Papier ab. Belege können ganz einfach mit Ihrem Smartphone erfasst werden und unternehmensweite Buchungen werden direkt im System abgebildet - was kann also einfacher sein?

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Travel and Expense Management: kontrolliert, effizient, unkompliziert

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Basware Travel and Expense Management bietet eine einzige Anlaufstelle für unternehmensweite Reisekosten- und Spesenautomatisierung. Es werden komplexe Regeln unterstützt, um Anträge kontrollierter und für alle einfacher zu gestalten. Auch über mobile Endgeräte können Geschäftsreisende Belege nun digital erfassen sowie Spesenabrechnungen erstellen und Genehmiger können Reisepläne oder Reisekosten freigeben – einfach und schnell von unterwegs.  

  • Kontrollieren Sie Reisekosten, noch bevor sie entstehen. Mit Basware können die Mitarbeiter Reisepläne mit Kostenvoranschlägen erstellen, die vor der Reise genehmigt werden müssen. Kostenstellenleiter können Reisepläne schnell unterwegs über Smartphones oder Tablets freigeben, damit Frühbucherrabatte genutzt werden können.   

  • Erfassen Sie Belege bereits unterwegs mit Ihrem Smartphone oder Tablet:  Fotografieren Sie Belege auf Ihrer Reise und weisen Sie diese gleich der passenden Ausgabenkategorie zu – so haben Sie diese bequem zur Hand, sobald Sie Ihre Reisekostenabrechnung vornehmen. 

  • Einfachere Kostenanträge durch Verwendung von Firmenkreditkarten. Anhand von Firmenkreditkarten oder Spesenkonten getätigte Einkäufe werden automatisch in das System von Basware eingespeist. 

     
  • Lassen Sie sich benachrichtigen, sobald Ausgaben für einen Kostenantrag bereit sind. Die Mitarbeiter erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, sobald mit Firmenkreditkarten getätigte Käufe in das System eingegeben werden.

     
  • Erstellen Sie Reisekosten bequem auf Grundlage vorhandener Reisepläne. Basware Travel & Expense kann Kostenanträge automatisch mit Plänen abgleichen und Anträge innerhalb festgelegter Toleranzgrenzen genehmigen.

     
  • Stellen Sie eine ordnungsgemäße Erstattung von Pauschalen und Fahrtkosten sicher. Pauschalen und Fahrtkosten werden anhand interner Regeln und gemäß den örtlichen Gesetzen, gemeinschaftlichen Vereinbarungen und den Unternehmensrichtlinien berechnet. So erhöhen Sie die Transparenz und minimieren die Möglichkeiten für Betrugsversuche.

     
  • Ordnen Sie Kosten flexibel zu. Vollständige Kostenanträge oder einzelne Posten können aufgeteilt werden, um Kosten unterschiedlichen Kostenstellen, Projekten oder Kunden zuzuordnen.

Unkomplizierte Lösungen für Mitarbeiter

Für Unternehmen, die Reisekosten und Spesen kontrollieren möchten, ist das Mitwirken der Mitarbeiter sehr wichtig. Basware vereinfacht die Erstellung von Kosten- und Rückerstattungsanträgen.

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Für Unternehmen, die Reisekosten und Spesen kontrollieren möchten, ist das Mitwirken der Mitarbeiter sehr wichtig. Basware vereinfacht die Erstellung von Kosten- und Rückerstattungsanträgen.

Basware bietet Single Sign-On (SSO), d. h., Mitarbeiter verfügen über einen einfachen Zugriff auf das System. Nach der Anmeldung geht das Erstellen von Reiseplänen, Reise- oder Kostenanträgen einfach von der Hand. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, einzelne Posten sind unkompliziert hinzuzufügen, und Belege können per Smartphone-Kamera oder Scanner erfasst werden.

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Integration von Firmenkreditkarten

Durch die Integration von Firmenkreditkarten wird der Rückerstattungsprozess beschleunigt und die Erstellung von Anträgen vereinfacht.

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Durch die Integration von Firmenkreditkarten wird der Rückerstattungsprozess beschleunigt und die Erstellung von Anträgen vereinfacht.

Basware Travel & Expense Management ist mit allen gängigen Kreditkarten kompatibel. Käufe können so automatisch in das System eingegeben und einem Antrag zugewiesen werden. Die Mitarbeiter erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, sobald mit Firmenkreditkarten getätigte Käufe in das System eingegeben werden und bereit zur Bearbeitung sind. Auch Spesenkonten für die zentralisierte Erfassung von reisebezogenen Ausgaben werden vollständig unterstützt.

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Mobile Belegerfassung

Wir erleichtern Ihnen die Erfassung von Reisebelegen: Fotografieren Sie Ihre Belege mit Ihrem mobilen Endgerät bereits unterwegs und speichern Sie diese direkt unter der passenden Ausgabenkategorie. So geht Ihnen die Reisekosten-Abrechnung später leicht von der Hand. 

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Wir erleichtern Ihnen die Erfassung von Reisebelegen: Fotografieren Sie Ihre Belege mit Ihrem mobilen Endgerät bereits unterwegs und speichern Sie diese direkt unter der passenden Ausgabenkategorie. So geht Ihnen die Reisekosten-Abrechnung später leicht von der Hand. 

Reisebelege gehen leicht verloren oder sind bis zur Abrechnung so abgenutzt, dass sie kaum lesbar sind. Oft macht auch die bloße Anzahl an angefallenen Belegen die Reisekostenabrechnung besonders mühsam und zeitintensiv. Das muss nicht sein: Mit Basware Travel & Expense Management können Sie die Belegerfassung bereits während Ihrer Geschäftsreise mobil vornehmen. Dazu fotografieren Sie die Belege mit Ihrem Smartphone oder Tablet und definieren sofort die Ausgabenkategorie sowie weitere Belegangaben. Später können Sie einfach und schnell darauf zugreifen, wenn Sie Ihre Abrechnung erstellen.

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Reiseplanung zur Kostenkontrolle

Kontrollieren Sie Reisekosten durch die Verwaltung des Planungsprozesses und der Genehmigung von ausschließlich notwendigenReisen.

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Kontrollieren Sie Reisekosten durch die Verwaltung des Planungsprozesses und der Genehmigung von ausschließlich notwendigenReisen.

Proaktivität ist der Schlüssel zur Kontrolle von Reisekosten. Durch die Anwendung derselben Prozesse wie in anderen Bereichen der Beschaffung stellen wir sicher, dass die Reise nicht nur genehmigt wird, sondern dass vor der Genehmigung die Kosten genau aufgeschlüsselt werden können. Mit Basware können Reisepläneund grundlegende Informationen (z. B. Reisebeginn)  im Handumdrehen) erstellt werden. Die vorveranschlagten Kosten können dem Plan hinzugefügt werden, der für die automatische Genehmigung während der Erstellung des Reiseantrags verwendet werden kann.

Mit dem mobile Zugriff auf Basware Travel and Expense Management können Reisepläne von Smartphones und Tablets schnell überprüft und freigegeben werden. Schnellere Freigaben und Buchungen sorgen dafür, dass Sie von Frühbucher-Rabatten profitieren können.  

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Integrierte Reiseregeln

Reiseregeln können komplex sein. Mit der Lösung von Basware ist die Berechnung von allgemeinen Pauschalen und Kilometerpauschalen unkompliziert und bequem.

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Reiseregeln können komplex sein. Mit der Lösung von Basware ist die Berechnung von allgemeinen Pauschalen und Kilometerpauschalen unkompliziert und bequem.

Die Berechnung von Pauschalen bzw. Kilometerpauschalen ist aufgrund der hohen Komplexität selbst für Mitarbeiter der Finanzabteilung schwer zu überblicken, ganz zu schweigen vom durchschnittlichen Angestellten. Hierbei können Fehler auftreten und möglicherweise rechtliche Probleme für Ihr Unternehmen entstehen. Daher entscheiden sich viele Unternehmen für Basware Travel & Expense Management, um die Komplexität zu verringern und die Berechnung von Spesen auf Grundlage örtlicher Gesetze und Unternehmensrichtlinien zu automatisieren.

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Integration in Zahlungs- und Fakturierungssysteme

Die Einbindung von Kostenanträgen in die Systeme für Buchhaltung, Zahlung und Rechnungsstellung erleichtert die Fakturierungund Rückerstattung.

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Die Einbindung von Kostenanträgen in die Systeme für Buchhaltung, Zahlung und Rechnungsstellung erleichtert die Fakturierungund Rückerstattung.

Ein typischer Kostenantrag enthält Posten, die rückerstattet werden können, Posten, die nicht rückerstattet werden können und Posten, die berechenbar und/oder projektbezogen sind. Basware Travel & Expense Management lässt sich in Ihre vorhandenen Systeme einbinden, um Kontinuität zu gewährleisten und die Systeme unkompliziert zu automatisieren. Mitarbeiter können so einen Antrag erstellen und unkompliziert festlegen, wie die einzelnen Posten bearbeitet werden sollen. 

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Pakete

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Travel and Expense Management

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Weitere Informationen zu Travel and Expense Management finden Sie im Basware Knowledge Center

Travel & Expense Mgmt.

Kontrolle von Mitarbeiterausgaben

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Weitere Informationen zu Travel and Expense Management finden Sie im Basware Knowledge Center.