Rechnungsautomatisierung

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Effiziente Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung durch Rechnungsautomatisierung

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Automatisierte Rechnungsbearbeitung macht Ihren Prozess schneller, günstiger und transparenter

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Pünktliche Zahlungen werden meist dadurch verhindert, dass Rechnungen lange im Unternehmen zirkulieren – sei es durch einen dezentralen Rechnungseingang oder lange Prüfungs- und Genehmigungswege. Solange die Rechnungsbearbeitung auf Papierrechnungen basiert, haben Kreditorenbuchhalter meist weder Kontrolle noch Transparenz darüber, bei wem und in welchem Bearbeitungsstatus sich Rechnungen aktuell befinden. Auch dem Finanzleiter fehlt der Überblick, welche Verbindlichkeiten wann zur Zahlung anstehen und wie viele Rechnungen im Umlauf sind. Eine valide Vorhersage zum Liquiditätsbedarf Ihres Unternehmens ist so nur mit erheblichem Aufwand möglich. Durch eine automatisierte Rechnungsbearbeitung schaffen Sie einen schlanken, papierlosen Rechnungsprozess mit maximaler Transparenz und Kontrolle über Ihr Umlaufkapital.

Benefit Title: 
Welchen Nutzen haben Sie von Rechnungsautomatisierung?

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Unsere Lösung für Rechnungsautomatisierung kann die unproduktiven Zeitspannen im Kreditorenprozess wesentlich verkürzen: Durch automatisierte Abgleiche von Rechnungsdaten mit vorhanden Daten aus Ihrem ERP- oder eProcurement-System, können die Schritte Kontierung, Prüfung und Freigabe zum Großteil automatisch erfolgen. Je höher der Anteil der Rechnungen ist, die automatisiert und ohne manuelles Eingreifen verarbeitet werden, desto effizienter wird Ihre Kreditorenbuchhaltung. 

Wie Rechnungsautomatisierung Kreditorenbuchhalter unterstützt: 

  • Sie werden von zeitaufwendigen Aufgaben entlastet: Summen, Brutto- und Netto-Beträge werden automatisch vom System überprüft und Fehler markiert. Ein ausnahmebasiertes Arbeiten wird so ermöglicht.   
  • Abgleiche mit Stammdaten aus dem ERP-System hinsichtlich Kostenstellen und Konten sowie Eingabe-Checks verhindern fehlerhafte Eingaben. 
  • Indem Sie den Rechnungsdurchlauf auf wenige Tage verkürzen, können Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen in Anspruch nehmen. Durch den Wegfall von Verzugszinsen für verspätete Zahlungen senken Sie weitere Kosten. 

 

Wie Finanzleiter von Rechnungsautomatisierung profitieren: 

  • Echtzeitdaten über fällige Verbindlichkeiten erlauben Ihnen eine genaue Liquiditätsplanung.  
  • Die lückenlose Transparenz und visuelle Aufbereitung von Rechnungsdaten liefern Aufschlüsse über Engpässe und ermöglichen ein rechtzeitiges Eingreifen. 
  • Ein standardisierter, dokumentierter Prozess ermöglicht Ihnen das Einhalten rechtlicher Vorgaben und interner Richtlinien. So stellen Sie Compliance sicher und die Erfüllung von Audit-Anforderungen wird erleichtert. 
  • Eine zentralisierte und automatisierte Rechnungsbearbeitung unterstützt darüber hinaus Strategien zum Aufbau von Shared Service Centern.   

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Auch für Prüfer und Genehmiger sinkt der Aufwand auf wenige Klicks und Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Rechnung mehr unter den Tisch fällt. Kurz gesagt: Rechnungsautomatisierung macht die Bearbeitung für alle Beteiligten schnell und einfach – von der Kreditorenbuchhaltung bis zur Fachabteilung.

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Mit diesen Komponenten automatisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung

Papierlose Rechnungsbearbeitung

Die Kombination aus e-Invoicing-Lösungen und unserem globalen Scan- und Capture-Servicegewährleistet den unmittelbaren Wechsel zu einem vollständig papierlosen Prozess.Wir arbeiten von Anfangan mit Ihnen und Ihren Lieferanten Hand in Hand Umstieg auf die e-Invoicing-Lösung. 

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Die Kombination aus e-Invoicing-Lösungen und unserem globalen Scan- und Capture-Servicegewährleistet den unmittelbaren Wechsel zu einem vollständig papierlosen Prozess.Wir arbeiten von Anfangan mit Ihnen und Ihren Lieferanten Hand in Hand Umstieg auf die e-Invoicing-Lösung. 

Wir bieten vielfältige e-Invoicing-Optionen für Lieferanten unterschiedlicher Größen, u. a. vollständig integrierte Senderlösungen für große, einen virtuellen Drucker für kleinere sowie ein Portal für die kleinsten Lieferanten. Außerdem bieten wir einen globalen Scan- und Capture-Servicefür einen reibungslosen Übergang an.

Weitere Informationen zum Empfang von E-Rechnungen

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Intelligente Rechnungsbearbeitung

Die Best Practices unserer Standardlösung setzenautomatisch Workflows in Gang, gewährleisten eine ordnungsgemäße Rechnungskontierung, bieten Anwendern eine optimale Anwenderfreundlichkeit.

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Die Best Practices unserer Standardlösung setzenautomatisch Workflows in Gang, gewährleisten eine ordnungsgemäße Rechnungskontierung, bieten Anwendern eine optimale Anwenderfreundlichkeit.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst mehr als nur einen e-Invoicing-Workflow. Auf Grundlage von Geschäftsregeln, Genehmigungsrichtlinien und Rechnungsinformationen kann Ihnen das Basware-System Entscheidungen abnehmen. Wie wird die Rechnung am besten bearbeitet? Basiert sie auf einer Bestellung oder einem Zahlungsplan? Ist ein standardmäßiger Lieferanten-Workflow vorhanden, der zur Überprüfung und Genehmigung verwendet werden soll? Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie das System bei der Rechnungsbearbeitung auf intelligente Weise unterstützen kann.

Lesen Sie daseBook: Leistungssteigerung in der Kreditorenbuchhaltung

 

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Rechnungsabgleichfür Rechnungsbearbeitung ohne manuelle Intervention

Gleichen Sie Rechnungen mit Bestellungen oder Zahlungsplänen ab, und automatisieren Sie den Prozess, um Kosten zu senken und den Rechnungszyklus zu verkürzen.

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Gleichen Sie Rechnungen mit Bestellungen oder Zahlungsplänen ab, und automatisieren Sie den Prozess, um Kosten zu senken und den Rechnungszyklus zu verkürzen.

Basware automatisiert den Prozess so weit wie möglich durch das Abgleichen der Rechnungen mit Bestellungen, Rechnungsplänen, Verträgen oder Wareneingängen auf Kopf- oder Positionsebene bzw. auf beiden Ebenen. Der Abgleich steigert die Effizienz und senkt Kosten durch die automatische Erstellung von Kontierungen und das Einleiten von Workflows, die die Arbeitslast für die Kreditorenbuchhaltungsabteilung minimieren. Hierdurch bleibt Ihren wertvollen Mitarbeitern mehr Zeit für wertsteigernde Aufgaben.

Lesen Sie folgendes eBook: Optimaler Rechnungsabgleich und Kostenhalbierung in der Kreditorenbuchhaltung

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Gemeinschaftlich, mobil, im Team

Fördern Sie die Proaktivität Ihrer Mitarbeiter, beheben Sie Rechnungsprobleme durch eine engere Zusammenarbeit, und nutzen Sie Ihr Smartphone, um unterwegs Rechnungen zu genehmigen.

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Fördern Sie die Proaktivität Ihrer Mitarbeiter, beheben Sie Rechnungsprobleme durch eine engere Zusammenarbeit, und nutzen Sie Ihr Smartphone, um unterwegs Rechnungen zu genehmigen.

Mit der Software für die Kreditorenbuchhaltung von Basware bleiben Anwenderdurch automatische Benachrichtigungen über neue Aufgaben, fehlende Wareneingänge und Eskalationen stets auf dem Laufenden, wodurch der gesamte Prozess beschleunigt wird. Die Anwenderkönnen sich auf Chat-ähnliche Weise über bestimmte Rechnungen austauschen, um unnötige Workflows zu vermeiden. Die Zusammenarbeit wird der Rechnungs-Historie hinzugefügt, um ggf. zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen zu können. Rechnungsüberprüfungs- und genehmigungsaufgaben können auch unterwegs per Smartphone (iOS, Android, HTML5) ausgeführt werden.

Laden Sie die mobile Anwendung auf Google Play 

oder im Apple App Store herunter.

 

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Analytics für handlungsrelevante Einblicke

Wichtige Projektbeteiligte gewinnen Einblicke in Metriken und KPIs und können die betrieblichen und strategischen Aktivitäten des Unternehmens besser unterstützen.

 

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Wichtige Projektbeteiligte gewinnen Einblicke in Metriken und KPIs und können die betrieblichen und strategischen Aktivitäten des Unternehmens besser unterstützen.

 

Die Bereitstellung der richtigen handlungsrelevanten Informationen für Ihre Mitarbeiter ist grundlegend für die Verwaltung und Optimierung einer voll funktionsfähigen Kreditorenbuchhaltung. Durch Einblicke in manuelle und automatische Prozesse ermitteln Sie Bereiche mit Optimierungsbedarf und können Maßnahmen ergreifen. Zudem sind u. a. Berichte zu Liquiditätsprognosen, Zahlungsbedingungen, Skonto-Möglichkeiten und erfassten Preisnachlässen verfügbar.

Weitere Informationen zu Basware Analytics - siehe Screenshots

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Social Collaboration: Effiziente Zusammenarbeit – auch mobil

Verbessern Sie die Prozesseffizienz in der Kreditorenbuchhaltung, indem die Rechnungsgenehmigung beschleunigt wird. 

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Verbessern Sie die Prozesseffizienz in der Kreditorenbuchhaltung, indem die Rechnungsgenehmigung beschleunigt wird. 

Basware Purchase-to-Pay hält Anwender durch automatische Benachrichtigungen über neue Aufgaben, ausstehende Wareneingänge und Eskalationen stets auf dem Laufenden. Dadurch wird der gesamte Prozess beschleunigt. Anwender können sich mit einer Art Chat-Funktion über bestimmte Rechnungen austauschen und Rückfragen so direkt verknüpft mit dem Vorgang klären. Diese Kommunikation wird in der Rechnungshistorie gespeichert und bleibt damit auch in Zukunft nachvollziehbar. 
 
Kostenstellenleiter und Projektmanager können Wartezeiten in produktive Zeit verwandeln, indem sie Rechnungen von ihrem mobilen Endgerät aus prüfen und genehmigen können. 
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Pakete

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Unsere Pakete für Rechnungsautomatisierung auf einen Blick

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Nutzen auch Sie die Vorteile, die Ihnen Rechnungsautomatisierung bieten kann! Je nach Anforderungen finden wir im Rahmen unserer Leistungspakete die passgenaue Lösung für Ihr Unternehmen!

InvoiceReady™

Ideal für aufstrebende Unternehmen

Ideal für kleine Unternehmen, die problemlos einen papierlosen Kreditorenbuchhaltungsprozess einführen möchten. Bezahlen Sie einfach pro Transaktion.

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  • Alle Rechnungen elektronisch empfangen
  • Scan & Capture-Service
  • Workflow-Modul für P2P-Dokumente
  • Standardschnittstelle zum ERP-System
  • Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen
  • Rechnungsabgleich
  • Basisanforderungen elektronische Beschaffung
  • Mobilität

AP Automation

Hervorragende Leistung der Kreditorenbuchhaltung

Einfache, skalierbare Lösung mit vielen Funktionen zur Liquiditätsverwaltung für Konzerne.

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  • Alle Rechnungen elektronisch empfangen
  • Globale Scan & Capture-Services
  • CloudScan für internes Scannen
  • Best Practices für Rechnungs-Workflows
  • Basware Network
  • Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Plänen
  • Erweiterte Automatisierung der Rechnungsgenehmigung
  • Mobilität

Purchase to Pay

Vollständiger P2P-Zyklus

Neugestaltung des Beschaffungs- und Kreditorenprozesses, Zusammenarbeit mit Lieferanten über das größte Handelsnetzwerk der Welt.

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  • Einkaufsverfahren nach „Verbrauchermanier“
  • Best Practice-Workflows
  • Basware Network
  • Basware Portal für Lieferanten
  • Scan & Capture-Services
  • Automatisierter Rechnungsabgleich
  • Zahlungspläne für wiederkehrende Rechnungen
  • ERP-Integration

Kostenfreie Beratung bei Fragen zur Einführung

Hinterlassen Sie uns Ihre Kontaktdaten und wir vereinbaren ein unverbindliches Gespräch, um Ihre Anforderungen zu besprechen.

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Weitere Informationen zur Rechnungsautomatisierung finden Sie im Basware Knowledge Center.