Scan & Capture Lösungen

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Schaffen Sie papierlose Rechnungsprozesse

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Scan & Capture Lösungen verwandeln Papierrechnungen in elektronische Rechnungsdaten. Damit wird die elektronische Rechnungsverarbeitung möglich, die für mehr Transparenz, Kontrolle und Effizienz sorgt.

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Unternehmen, die Scan & Capture Lösungen einsetzen, haben typischerweise höhere Trefferquoten beim Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und kürzere Rechnungsdurchlaufzeiten. Dadurch können sie von Skonti profitieren und Säumniszuschläge für verspätete Zahlungen entfallen. Je nach Anforderung können Sie bei Basware zwischen zwei Optionen wählen: Sie können das Scannen und Validieren komplett an den Basware Scan & Capture Service auslagern oder selbst inhouse scannen mit Basware CloudScan. Erfahren Sie mehr über diese Optionen in unserem Datenblatt.

Benefit Title: 
Welchen Nutzen haben Sie von Scan & Capture?

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Durch das Scannen und Erfassen von Papierrechnungen können Sie sämtliches Papier aus Ihrem Verarbeitungsprozess verbannen. Basware kann den gesamten Prozess vom Empfang, über das Scannen, Erfassen und Validieren aller Rechnungen als globalen Service für Sie übernehmen. Somit erhalten Sie nur noch elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung. Wenn Sie Papier- oder PDF-Rechnungen lieber inhouse erfassen möchten, können Sie dies mit Basware CloudScan tun. Die Validierung können Sie selbst übernehmen oder an Basware auslagern. Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Volle Prozesskontrolle: Papierprozesse sind fehleranfällig und zeitintensiv. Scan & Capture ermöglicht Ihnen die elektronische Rechnungsverarbeitung und weitgehende Automatisierung, um Ihre Prozesse zu verschlanken.
     
  • Volle Transparenz über den Cashflow: Mit Scan & Capture landen Ihre Rechnungen direkt in Ihrem ERP- oder Bearbeitungssystem. Damit gewinnen Sie unmittelbar Transparenz über den künftigen Liquiditätsbedarf.
     
  • Sparen Sie Zeit und Geld: Mit elektronischer Rechnungsverarbeitung sparen Sie ca. 60% an jeder verarbeiteten Rechnung und Ihre Mitarbeiter können sich auf wertstiftende Aufgaben fokussieren.
     
  • Machen Sie von Skonti Gebrauch: Mit Scan & Capture und elektronischer Verarbeitung werden Ihre Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt. Damit können Sie angebotene Skonti durch frühe Zahlungen endlich ausschöpfen.

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Weitere Komponenten

Integration in alle Rechnungs- und ERP-Systeme

Basware bietet eine zentrale Stelle zum Empfang aller Rechnungen in elektronischer Form. Wir validieren und konvertieren die Daten und leiten die elektronischen Rechnungen an die gewünschte Automatisierungsplattform weiter.

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Basware bietet eine zentrale Stelle zum Empfang aller Rechnungen in elektronischer Form. Wir validieren und konvertieren die Daten und leiten die elektronischen Rechnungen an die gewünschte Automatisierungsplattform weiter.

Die Verbindung zwischen Basware und Ihrem Buchhaltungssystem erfolgt durch eine unkomplizierte Anwendung oder anhand standardmäßiger EDI-Datenübertragungsprotokolle. Wir stellen sicher, dass Sie an Ihren aktuellen Systemen keine Änderungen vornehmen müssen. Wir führen die Datenvalidierung gemäß IhrenGeschäftsregeln und den regionalen gesetzlichen Bestimmungen durch. Zudem nehmen wir die Konvertierung in das von Ihnen gewünschte digitale Rechnungsformat vor. Dabei gewährleisten wir vollständige Transparenz durch Online-Berichte.

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e-Invoicing Lösungen für Lieferanten

Die Herausforderung, alle Ihre Lieferanten vom Versand elektronischer Rechnungen zu überzeugen, liegt darin, dass es keine Universallösung gibt, die für jeden passt. Deshalb bieten wir Ihren Lieferanten verschiedene Lösungen an für einen einfachen Einstieg ins eInvoicing. 

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Die Herausforderung, alle Ihre Lieferanten vom Versand elektronischer Rechnungen zu überzeugen, liegt darin, dass es keine Universallösung gibt, die für jeden passt. Deshalb bieten wir Ihren Lieferanten verschiedene Lösungen an für einen einfachen Einstieg ins eInvoicing. 

Größere Unternehmen bevorzugen in der Regel, elektronische Rechnungen direkt aus Ihrem Fakturierungssystem zu versenden. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen meist E-Mail, virtuelle Drucker oder das Portal des Basware Network. Egal, auf welche Art Ihre Lieferanten Rechnungen senden: Sie werden sie im gewünschten Format elektronisch erhalten. 

Erfahren Sie mehr im Datenblatt Basware PDF e-Invoice 

Lesen Sie das Whitepaper 5 Tipps für 100% Elektronische Rechnungen von allen Lieferanten , um die Schlüsselrolle Ihrer Lieferanten zu verstehen, wenn es darum geht die Vorteile von eInvoicing voll auszuschöpfen. 

 

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Scannen von Papierrechnungen

Nutzen Sie unseren ausgelagerten Service für das Scannen, Erfassen und Validieren von Papierrechnungen – oder scannen Sie selbst hausintern mit unserer CloudScan-Lösung.

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Nutzen Sie unseren ausgelagerten Service für das Scannen, Erfassen und Validieren von Papierrechnungen – oder scannen Sie selbst hausintern mit unserer CloudScan-Lösung.

Ausgelagert: Um Ihnen vom ersten Tag an 100% Prozent elektronische Rechnungen zu liefern, bietet Ihnen Basware einen ausgelagerten Service an, mit dem alle Papierrechnungen  in elektronische Rechnungen umgewandelt werden. So können Sie manuelle Prozesse sofort ablösen und die Wertschöpfung Ihrer Kreditorenbuchhaltung erhöhen. 

Betriebsintern: Sie können Rechnungen auch lokal mit unserer CloudScan-Lösung scannen. Wir kümmern uns dann um die Datenerfassung und Validierung der gescannten Rechnungen. Alternativ können Sie die Validierung selbst durchführen. 

 

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Schnelleres Onboarding von Lieferanten

Unsere globalen Dienstleistungen zur Anbindung Ihrer Lieferanten unterstützen Sie dabei, zügig alle Sender von Papierrechnungen auf den Versand elektronischer Rechnungen umzustellen. 

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Unsere globalen Dienstleistungen zur Anbindung Ihrer Lieferanten unterstützen Sie dabei, zügig alle Sender von Papierrechnungen auf den Versand elektronischer Rechnungen umzustellen. 

Wir bieten Ihnen eine Reihe von vorgefertigten Konzepten, die Sie nutzen können, um Ihre Lieferanten von der Umstellung auf den Versand elektronischer Rechnungen zu überzeugen. 

Alternativ kann unser Global Activation Team ein eigenes Programm auf Ihre Anforderungen zuschneiden. Gemeinsam werden wir Ihre Lieferanten segmentieren, die beste Form der Ansprache definieren und die jeweils passende Lösung für den Versand elektronischer Rechnungen vorschlagen. Mit unseren Niederlassungen in Europa, USA und den APAC-Regionen können unsere Teams Ihre Lieferanten weltweit betreuen. 

 

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Basware Network

Mit Basware liegt Ihnen die Welt zu Füßen. Das Basware Network ist ein offenes B2B-System, das allen Unternehmen, Einkäufern, Lieferanten und Partnern den globalen Handel in einem Netzwerk ermöglicht.

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Mit Basware liegt Ihnen die Welt zu Füßen. Das Basware Network ist ein offenes B2B-System, das allen Unternehmen, Einkäufern, Lieferanten und Partnern den globalen Handel in einem Netzwerk ermöglicht.

Weltweit nutzen Unternehmen elektronische Rechnungen, um betriebliche Abläufe zu optimieren, Papier zu reduzieren und die Vorteile innovativer Zahlungsstrategien für das Umlaufkapital voll auszuschöpfen – das ist der finanzielle Vorteil.

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Garantierte Compliance mit Steuergesetzen

Gewährleisten Sie Integrität, Authentizität und Lesbarkeit mit den globalen e-Invoicing-Services von Basware.

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Gewährleisten Sie Integrität, Authentizität und Lesbarkeit mit den globalen e-Invoicing-Services von Basware.

Compliance bezieht sich hier auf die Verpflichtung, dass Rechnungen die bereitgestellten Waren und Services exakt wiedergeben müssen. Zudem werden die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen vom Datum der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungszeit gewährleistet. Ob Unternehmenskontrollen, EDI oder digitale Signaturen zu Compliance-Zwecken erforderlich sind, Basware deckt alle Punkte ab.
 

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Pakete

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Scan & Capture Lösungen

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Basware bietet Ihnen zwei Lösungen für Scan & Capture, um Ihre Anforderungen optimal abzudecken. 

Basware Scan & Capture Service

Scannen & Erfassen outsourcen

Für alle, die den gesamten Scan- und Erfassungsprozess komplett auslagern möchten.

Informationen anfordern
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  • Globales Outsourcing aller Scan- und Erfassungsservices
  • Basware erhält, öffnet, sortiert und scant alle Papierrechnungen
  • Die Kopfdaten und optional auch Positionsdaten der Rechnung werden erfasst
  • Rechnungsdaten werden Ihnen über das Basware Network bereitgestellt
  • Nach dem Scannen werden Rechnungen entweder archiviert, an Sie zurück geschickt oder vernichtet
  • Optional: Lieferantenaktivierung durch Basware

Basware CloudScan

Inhouse scannen

Wenn Sie Papier- oder PDF-Rechnungen nur lokal verarbeiten möchten, können Sie diese inhouse selbst scannen. Basware kann die Erfassung und Validierung der Daten für Sie übernehmen.

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  • Sie erhalten Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen
  • Sie scannen die Dokumente mit einem beliebigen TWAIN-kompatiblen Scanner
  • Die Erfassung der Kopf- oder Positionsdaten erfolgt durch Basware
  • Die Validierung erfolgt durch Basware (oder kann selbst übernommen werden)
  • Rechnungsdaten werden Ihnen über das Basware Network bereitgestellt
  • Optional: Aufbewahrung durch Basware
  • Optional: Lieferantenaktivierung durch Basware

Kostenfreie Beratung bei Fragen zur Einführung

Hinterlassen Sie uns Ihre Kontaktdaten und wir vereinbaren ein unverbindliches Gespräch, um Ihre Anforderungen zu besprechen.

Kontakt

Basware 100% paperless

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