PDF-Barcode

Wird die ursprüngliche Rechnung als PDF-Datei mit Barcode gespeichert, liegt sie als strukturierte Datendatei mit allen vorgeschriebenen gesetzlichen Angaben vor. Diese Datendatei wird als zweidimensionaler Barcode in der PDF-Datei angezeigt. Auch wenn die PDF-Datei ausgedruckt wird, kann die elektronische Datendatei jederzeit reproduziert werden, indem der Ausdruck gescannt und die Datei wieder an Basware übertragen wird. Dies bedeutet, dass die erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen auch bei der Archivierung elektronisch übertragener Dokumente in Papierform erfüllt sind.

Eine elektronische Signatur kann weiterhin verwendet werden, um die Authentizität und Integrität zu garantieren. Der PDF-Datei kann eine branchenspezifische strukturierte Datei angehängt werden, damit die Kreditorenabteilung des Empfängers die Daten automatisch verarbeiten kann.

In Deutschland ist Basware Barcoded PDF die einzige von der Oberfinanzdirektion zugelassene Lösung für Kleinstunternehmen, die zwar elektronische Rechnungen mit qualifizierter Signatur und Überprüfungsbericht erhalten können, jedoch nicht in der Lage sind, diese gesetzeskonform zu archivieren. Mit Basware Barcoded PDF kann der Empfänger die Rechnung ausdrucken und in Papierform archivieren.

Diese Lösung kann durch das Hinzufügen von strukturierten Datensätzen für Empfänger, die dieser erfordern, weiter verbessert werden und für eine vollständig elektronische Rechnungsverarbeitung sorgen.

Für wen ist Barcoded PDF geeignet?

Für Lieferanten, die hauptsächlich mit kleineren Rechnungsempfängern Geschäfte tätigen

Die wichtigsten Vorteile

  • Für Lieferanten: Kostengünstige Methode für den Versand großer Rechnungsmengen
  • Für Empfänger: Legales Archivieren elektronisch übertragener Rechnungen und Beibehalten des Vorsteuerabzugs

Lieferantenanforderungen

Der an Basware gesendete Druckdatenstrom (PostScript oder PDF) muss die E-Mail-Adresse des Empfängers enthalten.

Digitale Signaturen sind zwar nicht mehr gesetzlich erforderlich, Lieferanten müssen elektronisch erstellte Dokumente jedoch weiterhin elektronisch archivieren. In einigen Ländern besteht z.B. die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nicht mehr, wenn Lieferanten elektronisch übertragene Dateien ausdrucken.