Datenblatt: Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

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Eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des elektronischen Rechnungsverkehrs ist ein einheitliches Datenformat. Damit auch kleine und mittlere Unternehmen von den Vorzügen der E-Rechnung profitieren, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Datenformat entwickelt, das allen Unternehmen und Organisationen kostenfrei zur Verfügung steht.  

Was ist ZUGFeRD genau? 

ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das den Rechnungsaustausch zwischen beliebigen Unternehmen ohne vorherige Absprachen ermöglichen soll. Es besteht aus einem PDF/A-3, welches das Rechnungsbild darstellt, und einer inhaltlich identischen, eingebetteten XML-Datei, welche den strukturierten Datensatz mitliefert. 

Für wen ist ZUGFeRD geeignet? 

Als branchenunabhängiger Standard eignet sich ZUGFeRD prinzipiell für alle Unternehmen. Das Format ist insbesondere für KMU geeignet, da es einfach zu handhaben und kostengünstig umzusetzen ist.  

Braucht man für die Rechnungsabwicklung mit ZUGFeRD einen Dienstleister? 

Grundsätzlich kann man das ZUGFeRD-Format ohne Hilfe eines Dienstleisters einfach selbst nutzen – das Format steht kostenlos zum Download zur Verfügung. Trotz allem gibt es Anwendungsfälle, in denen die Unterstützung durch einen Dienstleister ratsam ist: 

  • Manche Fakturierungssysteme sind nicht in der Lage, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erzeugen. Basware bietet verschiedene Sender-Lösungen, die das ZUGFeRD-Format mit Daten aus dem Fakturierungssystem erzeugen und an den Empfänger versenden können. 
  • Rechnungsempfänger aus bestimmten Branchen, beispielsweise in der Automobilindustrie oder im Handel, nutzen häufig branchenspezifische oder individuelle Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch. Ein Dienstleister wie Basware kann dabei unterstützen, eingehende ZUGFeRD-Rechnungen in ein spezifisches Branchenformat zu konvertieren, um ZUGFeRD-Sender nicht vom elektronischen Rechnungsverkehr auszuschließen. 
  • ZUGFeRD-Rechnungen können zwar per E-Mail verschickt werden, unverschlüsselt bietet diese Übertragungsmöglichkeit jedoch keine Sicherheit. Für den sicheren Rechnungsversand empfiehlt sich der Versand über ein e-Invoicing-Netzwerk, wie z.B. das Basware Netzwerk. 

Das nachfolgende Datenblatt beantwortet weitere Fragen, die beim elektronischen Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD zu beachten sind: 

  • Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
  • Wie kann Basware Rechnungssender unterstützen?
  • Wie kann Basware bei eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen?
  • Wie profitieren Sender und Empfänger?

Alle Fakten zum Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD erhalten Sie hier auf einen Blick:

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