Elektronischer Rechnungsversand aus Sicht eines Lieferanten: Unkomplizierte Lösung spart Zeit und Kosten

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Der Aufwand im Rechnungsversand hat sich für EckArt Design mit der Basware-Lösung auf einen Klick reduziert

Mit rund 2.500 ausgehenden Rechnungen pro Jahr, verursacht der papierbasierte Rechnungsversand bei der neunköpfigen Werbemittel-Agentur EckArt Design durchaus spürbaren Aufwand und Kosten. So kommt es Geschäftsführer Jörn Draser sogar sehr entgegen, als er von einem seiner Kunden aufgefordert wird, fortan nur noch elektronische Rechnungen mit der Basware-Lösung PDF e-Invoice zu senden. Der Rechnungsversand kann nun direkt aus dem bestehenden Warenwirtschaftssystem heraus als PDF per E-Mail an eine hinterlegte Basware-Adresse gesendet werden. Dort werden die PDF-Daten ausgelesen, validiert und direkt ins Rechnungsverarbeitungssystem seines Kunden übertragen. Da es sich beim Kunden um eine große Hotelkette handelt, verbergen sich dahinter über 200 Hotel-Filialen und damit viele einzelne Rechnungsempfänger mit meist geringen Rechnungsbeträgen. Die Kostenersparnis für EckArt Design entsteht insbesondere bei den Portokosten, aber auch der Zeitaufwand für das Drucken und Kuvertieren entfällt. Pro Jahr ergeben sich Einsparungen von ca. 1.200 Euro.
Nur zwei Wochen nach der Aufforderung konnte EckArt Design nach einer kurzen Testphase bereits alle Belege fehlerfrei elektronisch übermitteln.

 

"Die Aufforderung meines Kunden, Rechnungen nur noch elektronisch zu senden, kam mir sehr entgegen. Der Aufwand im Rechnungsversand hat sich für uns mit der Basware-Lösung auf einen Klick reduziert. Das Erfreuliche ist, dass wir über dieselbe Lösung bereits einem weiteren Kunden Rechnungen elektronisch senden, was insgesamt rund 30 Prozent unseres gesamten Rechnungsvolumens ausmacht. Neben der Kostenersparnis schätze ich insbesondere die höhere Transparenz: Im System habe ich stets den Überblick, welche Rechnungen fehlerfrei an meine Kunden übertragen wurden und somit vom Empfängersystem direkt weiter verarbeitet werden können.“

 – Jörn Draser, Geschäftsführer bei ECKART DESIGN Werbemittel GmbH