Vermeiden Sie Workflows: Workflow vs. echte Automatisierung

Geschäftsführer Interact Consulting AG

Vermeiden sie Workflows: Im Zeitalter der elektronischen Geschäftsprozessautomatisierung eine provokante These. Denn wenn wir an die automatisierte Verarbeitung von Informationen denken, so denken wir in Kategorien, wie diese Informationen schnell und effizient zu den Personen gelangen, für die sie relevant sind. Gerade bei der automatisierten Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ist diese Überlegung jedoch der falsche Ansatz. Denn es gilt die Verarbeitung soweit zu automatisieren, dass nur noch die wenigsten Rechnungen mittels eines Workflows auf die Prüf- und Freigabereise geschickt werden müssen. 
 

Aller Anfang ist leicht 

Wann immer wir in einem ersten Kundegespräch das Thema Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ansprechen, so denken unsere Gegenüber an einen Workflow. Die eingehende, elektronische Rechnung oder das gescannte Abbild der Rechnung gelangt zur Buchhaltung, diese stellt die zuständige Person fest, sendet ihr die Rechnung zu und wartet auf die entsprechende Freigabe. Nach der Rückkehr zur Buchhaltung erfolgen Verbuchung, Ablage sowie Zahlung und gut ist. 

Das mag ein guter Ansatz sein, wenn es sich um sehr wenige Rechnungen handelt, also vielleicht fünf bis maximal zehn Stück pro Tag beziehungsweise unter 2000 Rechnungen pro Jahr. Und bei dieser Menge reichen auch das vorhandene E-Mail-System und etwas organisatorisches Geschick, um den Überblick zu behalten. Aber wenn sich die Menge verdoppelt, verdrei- oder gar vervierfacht, kommt ein solcher Ansatz schnell an seine Grenzen, da eine Person in der Buchhaltung plötzlich den Tag zur Hauptsache damit verbringt, Rechnungen auf den elektronischen Weg zu schicken und die Rückkehr der Freigaben zu kontrollieren. 

Bei Rechnungsmengen von 10000 und mehr pro Jahr muss darum eine bessere Alternative her, die Liegezeiten von Rechnungen vermeidet und es gestattet, komplette Übersicht über alle Rechnungen zu haben. Da liegt der erste Gedanke nahe: Workflow, ein System also, bei dem ich den Versand der Rechnungen im Überblick habe und jederzeit in den Ablauf eingreifen kann. Doch genügt das? Oder ist das nicht vielleicht eine verpasste Chance? 
 

Rechnungen sind eine Goldgrube

Ein Workflow ist gut, aber ehrlich: Erscheint es Ihnen nicht auch unsinnig, die Rechnung, die sie jeden Monat aufs Neue erhalten, immer wieder zur gleichen Person zu senden und die immer gleichen Angaben danach wieder zur Verbuchung zu nutzen? Da wäre es doch sinnvoller, das System erledigt solche Abläufe selbständig. 

Um ein intelligentes Verarbeitungssystem dazu in die Lage zu versetzen, muss es zu einem sehr frühen Zeitpunkt möglichst gute Daten zur Verfügung haben. Am Anfang eines Automatisierungsprozesses steht deshalb bei Papierrechnungen das Scannen und Erfassen oder das maschinelle Lesen des Inhalts der Rechnungen, bei elektronischen Rechnung die Umformatierung des angelieferten Datensatzes in ein Standardformat, so dass alle weiteren Verarbeitungsschritte einheitlich durchgeführt werden können. 

Liegen die Rechnungsdaten einmal in einheitlicher elektronischer Form vor, lassen sich diese auch maschinell verarbeiten. Das Ziel einer optimierten Geschäftsprozessautomatisierung muss es sein, Wissen zu Verarbeitungsverfahren so zu hinterlegen, dass Daten hochgradig automatisiert, also wann immer möglich ohne menschliche Intervention, verarbeitet werden können. 

Wenn Sie Ihre täglich eintreffenden Rechnungen analysieren, so werden sie schnell feststellen, dass eine grosse Zahl davon bekannt ist. Das heisst in Ihrer Organisation sind Information und Wissen vorhanden, wie mit diesen Rechnungen zu verfahren ist. Dieses Wissen kann in Systemen hinterlegt sein oder in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Wenn dieser Verarbeitungsprozess nun automatisiert werden soll, gilt es, diese Informationen zu nutzen und so aufzubereiten, dass das Verarbeitungssystem alle notwendigen Entscheidungen auf der Basis dieses Wissens hochgradig selbständig treffen kann. 

So ist beispielsweise bei Projekt A bekannt, dass die Rechnungen des Lieferanten XY immer zu diesem Projekt und immer auf die gleiche Weise verbucht werden. Die Rechnungen werden dabei stets von den gleichen Personen in der gleichen Abteilung geprüft und genehmigt. Verbindliche Quelle der Prüfung ist der dazu abgeschlossene Vertrag mit der Firma XY zum Projekt A.  

Es macht keinen Sinn, diese Angaben jedes Mal, wenn die Rechnung wieder eintrifft, erneut in das Buchhaltungssystem einzugeben. Ebenso sinnlos ist es, diese Rechnung per interner Post oder als E-Mail immer wieder den gleichen Personen zukommen zu lassen, in der Hoffnung, sie würden die Freigabe vor dem Ablauf der Skontofrist zurück melden. 

Wir sprechen in einem solchen Fall von einem automatisierten Workflow, bei dem diese Grundangaben zu einem Kreditor im Verarbeitungssystem hinterlegt und vom System immer dann automatisch als Buchungs- und Freigabevorlage genutzt werden, wenn eine solche Rechnung eintrifft. Eine solche Verarbeitung setzt natürlich voraus, dass die Erfassung der Rechnungen normiert erfolgt, also zum Beispiel den eindeutigen Kreditorenstamm des Buchhaltungssystems nutzt. 
 

Warum gibt es Verträge? 

Damit sie irgendwo abgelegt und vergessen werden und irgendwann das grosse Suchen beginnt, könnte die zynische Antwort sein. Hoffentlich nicht, aber in den meisten Unternehmen, die wir bisher angetroffen haben, besteht keine oder nur eine sehr eingeschränkt strukturierte Vertragsverwaltung. Das führt dazu, dass die Leistungen vielfach nur vage bekannt sind und zu einfachen Informationen, wie Laufzeiten oder Kündigungsterminen, nur wenig Wissen schnell verfügbar ist. Werden Verträge strukturiert in einem System erfasst, so können die darin enthaltenen Informationen genutzt werden, um die Verarbeitung der Rechnungen des Vertragspartners zu automatisieren. Denn in der Regel wurden die Zahlungsziele, die Ansätze und Konditionen, die Zahlungspläne, die Laufzeiten, Budgets und so weiter im Vertrag definiert, so dass die elektronisch vorliegenden Rechnungsdaten gegen diese Vertragsdaten geprüft werden können.  

So weiss man in der Regel zu jedem Leasing- und Mietvertrag, wann eine Rechnung kommt, welche Beträge zu bezahlen sind und wie diese verbucht werden. Ein Prüf- und Freigabeprozess erübrigt sich vollständig, sofern keine Abweichungen zum Vertrag festgestellt werden. Solche Rechnungen immer wieder von den gleichen Personen prüfen und freigeben zu lassen und sie immer wieder gleich zu verbuchen ist eine Verschwendung wertvoller Zeit. Ähnliche Verfahren lassen sich auch bei Verträgen mit variablen Beträgen nutzen. So ist es beispielsweise nur dann sinnvoll, die teilweise recht umfangreichen Telefonrechnungen zu prüfen, wenn in der Rechnung eine Auffälligkeit beziehungsweise Abweichung, wie etwa ein ungewöhnlich hoher Betrag, festgestellt wird. Eine wirksame, automatisierte Verarbeitung vertragsbasierter Rechnungen nutzt darum solche Mechanismen, um diese wiederkehrenden Rechnungen vollautomatisch zu verarbeiten und Auffälligkeiten zu erkennen, so dass sich Ihr Personal gezielt auf diese Ausnahmen fokussieren kann. 
 

Bestellt ist auch verbucht 

Noch weiter geht das Automatisierungspotential bei Rechnungen mit Bestellbezug. Viele Organisationen haben standardisierte Bestellsysteme, mit denen Bestellungen von Waren und Dienstleistungen verwaltet werden. In der Regel gehören dazu Bedarfsanforderung, Freigabe, Angebotsprozess und schliesslich die Bestellung bei einem Lieferanten. Integral zu diesen Abläufen gehört ein Freigabeprozess des Bestellwunschs. Ausserdem sind alle relevanten Angaben zu Preisen und Konditionen, zur Verbuchung, zu Kostenstellen, Projekten und so weiter schon bei der Bestellung hinterlegt. Es mach darum keinen Sinn, all diese Schritte noch einmal zu durchlaufen, die Angaben nochmals manuell zu prüfen und zu erfassen, wenn die Rechnung zu dieser Bestellung eintrifft. 

In einem automatisierten Bestelldatenabgleich prüft das Verarbeitungssystem, ob eine Abweichung von Rechnung und Bestellung vorliegt. Sofern dies nicht der Fall ist, besteht kein Anlass, eine solche Rechnung nochmals von Hand zu prüfen und erneut einen Freigabeprozess zu durchlaufen. Auch dies ist schlichtweg eine Vergeudung wertvoller Zeit. 
 

Die Workflow-Spirale 

Und sie dreht sich doch, die Workflow Spirale. Aber nur für die wenigen Rechnungen, die von (noch) unbekannten Rechnungsstellern eintreffen oder weder Vertrags- noch Bestellbezug haben. Nach unserer Expertise ist das bei einer gut aufgestellten Organisation jedoch ein nur sehr kleiner Anteil von allen Rechnungen, der oft im einstelligen Prozentbereich liegt. Basierend auf dieser kleinen Menge ein Workflow-System zum Herzstück eines Automatisierungsprojekts zu machen und auf das eigentliche Automatisierungspotential zu verzichten, ist so falsch wie Skontofristen zu verpassen. Es ist zu kurz gesagt, eine verpasste Chance.
 

Den Spezialisten holen 

Vermieden Sie solche Fehler bei Ihrer Rechnungsautomatisierung und gehen Sie schon am Anfang auf den richtigen Weg, indem sie einen ausgewiesenen Spezialisten ins Boot holen. Interact Consulting hat eine zehnjährige Expertise in der Rechnungsautomatisierung. Nutzen Sie dieses Wissen und unsere Erfahrung, um Ihre Lösung zu entwickeln. Wir entwerfen mit Ihnen die optimale Lösung zur Verarbeitung Ihrer Rechnungen und haben ausgereifte Produkte im Portfolio, mit denen wir massgeschneiderte und doch standardisierte Lösungen für unterschiedliche Mengen und Automatisierungsbedürfnisse realisieren.

Der erste Schritt ist unsere kostenfreie, individuelle Nutzen- und Kostenanalyse, mit der Sie schnell und verlässlich Angaben zu Ihrem individuellen Nutzenpotential der Rechnungsautomatisierung erhalten. Nutzen Sie ausserdem unser kostenfreies Praxis-Intensivseminar zum Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung und melden Sie sich am besten noch heute an.

 

Kategorie: Accounts Payable