Allrounder vs. Spezialist: Warum automatisierte Rechnungsbearbeitung mehr ist als Dokumentenmanagement mit Workflow-System

Presales Consultant

Mikrowellengeräte sind seit den 1980er Jahren aus deutschen Haushalten nicht mehr wegzudenken. Das  Aufwärmen und Auftauen von Essen ist mit dem Einzug der Mikrowelle um ein Vielfaches schneller und energiesparender geworden. Einige Zeit war es auch modern, ganze Mahlzeiten in der Mikrowelle zuzubereiten. Aber haben Sie schon mal versucht in einer Mikrowelle einen Kuchen zu backen oder einen Braten zu zaubern? Trotz zusätzlicher Back- und Grill-Funktionen, die man inzwischen in Mikrowellen findet, werden Kuchen und Braten nie so gelingen wie im Backofen, denn der wurde genau dafür konzipiert. 

Ähnlich verhält es sich mit Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist in erster Linie für die Verwaltung von Dokumenten gedacht. Mit Zusatzfunktionen wie einem angeschlossenen Workflow kann man zum Beispiel auch Rechnungen elektronisch verarbeiten. Anders als bei Systemen, die speziell für die automatische Rechnungsverarbeitung entwickelt wurden, ist dies aber nicht die Kernkompetenz eines DMS. Welche Lösung eignet sich also für was? Wo liegen die Vor- und  Nachteile? Und mit welchem System kann man optimale Ergebnisse erzielen? 

 

Dokumentenmanagementsysteme mit Workflow – vielseitig und abteilungsübergreifend, aber eingeschränkte Funktionalität 

Dokumentenmanagementsysteme sind sozusagen die „eierlegende Wollmilchsau“. Sie sind breit aufgestellt und können viele Anforderungen aus verschiedensten Fachbereichen in nur einem System erfüllen. Schwerpunkt ist dabei die reine Dokumentenverwaltung. Weitere Prozesse können durch angefügte Workflows abgebildet werden. 

Im Fall der Eingangsrechnungsbearbeitung sieht das folgendermaßen aus: Das DMS kann Rechnungen im pdf-Format – als Anhang einer E-Mail oder als gescannte Papierrechnung – empfangen und ablegen. Teilweise werden auch Informationen aus dem Rechnungskopf ausgelesen und als Datensatz im System hinterlegt. Für die weitere Verarbeitung benötigt man einen zusätzlichen Workflow, der den bestehenden manuellen Prozess digitalisiert, d.h. die Rechnung wird nicht mehr per Hauspost, sondern auf elektronischem Weg durch das Unternehmen geschickt. Prüfung und Genehmigung der Rechnung erfolgen jedoch weiterhin manuell. Ein automatischer Abgleich mit Bestellungen und Verträgen oder andere spezifische Anforderungen der Kreditorenbuchhaltung sind mit DMS gar nicht oder nur sehr eingeschränkt abzubilden. Zum Beispiel können DMS zwar Rechnungen mit Bestellungen abgleichen – allerdings nur im Rahmen einer Texterkennung von gescannten Dokumenten (OCR). Die Datenqualität aus dem OCR-Verfahren ist jedoch nicht so hoch wie die originär elektronischer Rechnungen mit strukturierten Daten. Gleichzeitig ist eine hohe Datenqualität aber maßgeblich für das weitere Verfahren und eine größtmögliche Automatisierung des Prozesses.

Dokumentenmanagementsysteme sind also vielseitig und abteilungsübergreifend einsetzbar, haben aber ihre Defizite, wenn es um fachspezifische Anforderungen geht. Darüber hinaus werden mit DMS papierbasierte Prozesse zwar digitalisiert, aber nicht unbedingt effizienter gestaltet oder gar automatisiert. Möchte man also an seinen Prozessen etwas verändern, empfiehlt sich eine andere Lösung, denn wenn man einen ineffizienten papierbasierten Prozess einfach nur digitalisiert, hat man einen ineffizienten digitalen Prozess.  

 

Systeme zur automatischen Rechnungsverarbeitung – spezialisiert auf die Bedürfnisse der Kreditorenbuchhaltung 

Hier kommen nun spezielle Lösungen zur automatischen Rechnungsverarbeitung ins Spiel, wie auch Basware sie anbietet. Diese Lösungen sind konkret auf die Anforderungen der Kreditorenbuchhaltung zugeschnitten, bilden den Rechnungseingang komplett elektronisch ab und sind für sämtliche Rechnungsformate offen. Neben pdf-Dokumenten, die per E-Mail eingehen, oder eingescannten Papierrechnungen, können auch strukturierte Daten (z.B. XML, EDI) empfangen und verarbeitet werden. Die eingegangenen Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen, mit Hilfe im System hinterlegter Informationen kontiert und genehmigt. Im Idealfall  können Rechnungen „dunkelverbucht“ werden, also gänzlich ohne manuelles Eingreifen. Weitere Funktionen wie direkte, rechnungsbezogene Kommunikation zwischen Rechnungssteller und -empfänger, regelbasierte Weiterleitung von Rechnungen bei Abwesenheit des Genehmigers und automatische Erinnerungen an Skontofristen bringen gute Systeme zusätzlich mit. 

Bei einigen Anbietern von Systemen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung lassen sich zusätzliche Module integrieren, wie zum Beispiel Basware Analytics. Dieses Business Intelligence-Modul liefert detaillierte Informationen unter anderem zu Lieferantenstruktur, Rechnungsstatus, Zahlungszielen, ausstehenden Verbindlichkeiten und ganzen Prozessen. Daraus können individuelle Berichte und Analysen erstellt werden, die als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen. 

Da Lösungen zur automatischen Rechnungsverarbeitung fachabteilungsspezifische Systeme sind, ist es wichtig, dass sie unkompliziert in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens integriert werden können. Basware bietet zum Beispiel bereits bestehende Schnittstellen zu über 250 verschiedenen ERP-Systemen, so dass im unternehmenseigenen ERP-System erzeugte Bestellungen genauso in die Rechnungsverarbeitung importiert werden können wie Informationen zu den Systembenutzern, Kostenstellen oder Lieferanten. 

 

Fazit

Für welche Art von System sollen Sie sich nun also entscheiden? Um im Bild zu bleiben: Sie werden auch mit einer Mikrowelle einen Braten oder Kuchen hinbekommen, aber wenn Sie es richtig gut machen wollen, führt kein Weg am Backofen vorbei. Konkret heißt das, für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsaufkommen, die einen papierbasierten Prozess einfach nur digitalisieren wollen, kann ein DMS-System mit angeschlossenem Workflow durchaus ausreichend sein. Für Unternehmen mit signifikantem Rechnungsvolumen oder für solche, die ihren Prozess nicht nur digitalisieren, sondern beschleunigen und automatisieren möchten, sprechen alle Argumente für eine speziell zugeschnittene Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Diese Systeme sind außerdem skalierbar, d.h. neue Lieferanten oder weitere Geschäftseinheiten können unkompliziert angebunden und die Lösung zur Rechnungsautomatisierung kann jederzeit zu einer Purchase-to-Pay-Lösung erweitert werden.

Wenn Sie möchten, unterstützen wir Sie auf dem Weg zum optimalen Ergebnis. Wie das aussieht, erkläre ich Ihnen gerne persönlich, schreiben Sie mich doch einfach über das Kontaktformular an

 

Kategorie: Accounts Payable